Описать проблему в словах как можно более четко.

В этом совете очень важны все составляющие.

Мы понимаем, что описание словами очень сильно отличается от проговаривания теми же словами. Не зря же говорят, что написано пером – не вырубишь топором. А сказанное обычно ассоциируется с непойманным воробьем.
Что это означает?
Сказанное слово – оно обычно подчиняется законам физики. Звуковые волны быстро затухают и их уже не слышно в соседней комнате. Они как бы растворяются в пространстве и чтобы их воспроизвести нужны специальные устройства типа магнитофонов или особых природных условий, когда какое то время мы слышим отраженное от гор эхо.
Поэтому все сказанное через какое то время теряется.

Выход только один – записывать!
Да, при записи теряется эмоциональная составляющая, но зато сохраняется смысл.
Кстати, попробуйте иногда сделать запись вашего эмоционального выступления с помощью слов на бумаге.  И сравните реакцию на выступление с реакцией на чтение – это совершенно разные эмоции. И эмоции, записанные словами уже никого не побуждают. Слова немного гасят эмоции, но оставляют СМЫСЛ.
И бывает так, что в вашем выступлении перед вашими сотрудниками очень много эмоций и совсем мало смысла.
Это больше подходит замполиту перед боем, чем директору перед закрытием годового плана.
Вперед! – звучит хорошо, когда впереди враг и понятно без лишних слов, что и  как следует делать, тут важно, чтобы солдат вылез из окопа и побежал вперед. А вперед! для менеджера ничего не значит – ему нет смысла покидать теплый офис и бегать по заснеженному городу – для работы с клиентами и выполнения плана достаточно телефона и электронной почты. Поэтому тут не нужны эмоции «вперед!», тут нужен четкий план действий.

Поэтому нам нужно не только перейти от произнесенных слов к словам записанным, но и постараться сложить из слов понятные и четкие инструкции для подчиненных.

И так же четко описать проблемы, стоящие перед компанией.
Не «все пропало, шеф», а мы не выполняем план по продажам.
И дальше более подробно – кто не  выполняет, насколько и каковы причины – не «менеджеры – тупые», а у нас не построена система обучения менеджеров.
Не «маркетологи фигню всякую пишут про наш продукт», а нам нужно четкое позиционирование нашего продукта.
Не «клиенты ничего не покупают», а нам нужно провести анализ целевой аудитории.
И так далее – подробно, словами и как можно более четко!